DASAR-DASAR LAYANAN PERPUSTAKAAN

Pada prinsipnya semua kegiatan yang dilakukan di perpustakaan ditujukan untuk pemakai perpustakaan. Kegiatan perpustakaan merupakan kegiatan layanan atau jasa, yang dapat dikelompokkan ke dalam 2 (dua) kelompok layanan, yaitu layanan teknis dan layanan pemakai. Yang dimaksud dengan layanan teknis, adalah kegiatan back office perpustakaan, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan persiapan penyajian bahan pustaka pada pemakai, seperti kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka.
Setelah bahan pustaka selesai diolah maka bahan pustaka siap disajikan kepada pemakai, agar dapat digunakan baik untuk dibaca ditempat, dipinjam, difotokopi atau sebagai informasi rujukan. Dalam hal ini yang menanganinya adalah kegiatan layanan pemakai atau layanan front office perpustakaan, yaitu layanan yang berhubungan langsung dengan pemakai (selanjutnya disebut layanan perpustakaan).

Hakikat Layanan Perpustak
Hakikat layanan perpustakaan adalah pemberian layanan informasi kepada pemakai perpustakaan yang berkaitan dengan:
1. penyediaan segala bentuk bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai, baik untuk digunakan di perpustakaan atau di luar perpustakaan;
2. penyediaan berbagai sarana penelusuran informasi yang dapat merujuk pada keberadaan bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai, baik yang dimiliki perpustakaan atau di luar perpustakaan.

Tujuan Layanan Perpustakaan
Berpijak pada hakikat layanan perpustakaan di atas, dengan berorientasi kepada pemakai maka layanan perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk membantu memenuhi kebutuhan informasi pemakai secara tepat dan akurat, yaitu melalui penyediaan bahan pustaka dan penyediaan sarana penelusurannya. Dari usaha ini diharapkan kepuasan pemakai atas layanan informasi yang diberikan dapat tercapai. Hal inilah yang dapat menentukan citra baik buruknya perpustakaan, yaitu kepuasan pemakai atas layanan perpustakaan. Karena apabila pemakai merasa puas maka pemakai akan terdorong untuk kembali menggunakan jasa perpustakaan tersebut.
Sedangkan dari sisi kepentingan perpustakaan maka tujuan diselenggarakan layanan perpustakaan pada umumnya adalah agar bahan pustaka yang disediakan perpustakaan dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai. Sangat tidak berarti apabila bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan ditata dengan rapi di perpustakaan ternyata tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai. Pemanfaatan bahan pustaka secara maksimal dapat tercapai apabila perpustakaan dikelola secara baik dan benar, menyelenggarakan layanan bahan pustaka, kegiatan penyebaran informasi, ditunjang dengan kegiatan promosi perpustakaan serta penciptaan lingkungan yang dapat menumbuhkan peningkatan minat baca.

Fungsi Layanan Perpustakaan
Secara umum dapat dikatakan bahwa fungsi kegiatan layanan perpustakaan adalah sebagai jembatan antara bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan pemakai yang membutuhkannya guna mengoptimalisasikan pemanfaatan bahan pustaka/ sumber informasi yang ada. Masing-masing jenis perpustakaan memiliki tujuan penyelenggaraan yang berbeda, demikian pula fungsi layanan perpustakaan. Karena fungsi perpustakaan mendukung tujuan yang telah ditetapkan oleh masing-masing perpustakaan. Beberapa fungsi dari penyelenggaraan layanan perpustakaan, antara lain sebagai berikut:
1. Fungsi rekreasi
2. Fungsi informasi dan penelitian
3. Fungsi pendidikan
4. Fungsi kebudayaan
5. Fungsi deposit dan pelestarian.

Fungsi-fungsi perpustakaan di atas tidak terdapat pada semua jenis perpustakaan. Hal ini, seperti telah disinggung diatas, dikarenakan masing-masing perpustakaan memiliki tujuan dan sasaran pemakai yang berbeda. Bila di lihat dari cakupan koleksinya, Perpustakaan yang memiliki hampir semua fungsi tersebut adalah perpustakaan umum. Karena perpustakaan umum memiliki jenis koleksi yang paling beragam dan sasaran pemakai yang bersifat umum.
Untuk berfungsi sebagai sarana rekreasi maka perpustakaan dapat menyediakan bahan pustaka dan layanan yang dapat menghibur pemakai, seperti buku cerita, komik, novel, audio visual, layanan story telling, dan sebagainya.
Dalam fungsi informasi dan penelitian maka perpustakaan dapat menyediakan berbagai macam bahan pustaka yang dapat memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Perpustakaan juga dapat menyediakan layanan yang berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan informasi dan penelitian seperti layanan referens, penelusuran literatur, current content, paket informasi, SDI (Selective Dissemination of Information), dan sebagainya.
Dalam fungsi pendidikan maka perpustakaan dapat menyediakan berbagai macam bahan pustaka yang sesuai dengan kurikulum dan yang mendukung mata pelajaran/ kuliah (untuk perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi) serta bahan-bahan pustaka umum yang memuat informasi teknis dan praktis. Misalnya buku mengenai cara bercocok tanam, beternak unggas, membuat biogas, dan sebagainya. Dengan mengemban fungsi ini, perpustakaan dapat membantu pemerintah dalam memberantas buta huruf dan menaikkan taraf hidup masyarakat dengan menyediakan bahan-bahan pustaka yang dapat membuat peluang usaha bagi pemakai. Karena itulah maka perpustakaan sering dikatakan sebagai sarana belajar seumur hidup.
Fungsi kebudayaan dari penyelenggaraan perpustakaan, yaitu dengan menyediakan bahan-bahan pustaka yang mengandung nilai-nilai budaya. Hal ini dapat menjadikan masyarakat dapat lebih memahami dan mencintai kebudayaan daerah Indonesia, di samping mengetahui juga berbagai macam kebudayaan dari negara lain.
Fungsi deposit dan pelestarian bahan pustaka biasanya dijalankan oleh Perpustakaan Nasional, Perpustakaan Umum Daerah, Perpustakaan Perguruan Tinggi dan Perpustakaan khusus. Dalam melaksanakan fungsi deposit dan pelestarian bahan pustaka, Perpustakaan Nasional melakukan beberapa kegiatan, diantaranya: a) mengumpulkan seluruh terbitan dari negara yang bersangkutan (terdapat Undang-undang Wajib Serah Simpan Karya Cetak); b) mengumpulkan terbitan dari negara lain mengenai negara yang bersangkutan; c) menyusun bibliografi nasional.

Jenis-jenis Layanan Pemakai
Jjenis-jenis layanan pemakai perpustakaan, antara lain sebagai berikut:
a. Layanan Ruang Baca
b. Layanan Sirkulasi Bahan Pustaka
c. Layanan Referens
d. Layanan Akses Internet
e. Layanan Koleksi Audio Visual
f. Layanan Fotokopi
g. Layanan Penelusuran Literatur
h. Layanan Pendidikan Pemakai
i. Layanan Informasi Kilat (Current Awareness Services)
j. Layanan Penyebaran Informasi Terseleksi (Selected Dissemination of Information)
k. Layanan Pembuatan Paket Informasi
l. Layanan peminjaman antar perpustakaan (interlibrary loan services)
m. Layanan penerjemahan
n. Layanan kelompok pembaca khusus (anak, remaja, manula)
o. Layanan perpustakaan keliling
dan lain-lain.

Sistem Layanan Perpustakaan
Ada 2 (dua) macam sistem layanan yang biasa digunakan di perpustakaan, yaitu sistem sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Pengelompokkan ini didasarkan pada kebebasan yang diberikan perpustakaan kepada pemakai dalam menemukan bahan pustaka yang ada di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemakai.

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menerapkan sistem layanan terbuka atau sistem layanan tertutup, yaitu antara lain:
a. Pertimbangan mengenai keselamatan koleksi;
b. Pertimbangan jenis koleksi dan sifat rentan koleksi. Untuk koleksi audio visual, mikro dan koleksi khusus biasanya diterapkan sistem layanan tertutup;
c. Perbandingan antara jumlah staf, jumlah koleksi, dan jumlah pemakai;
d. Luas gedung perpustakaan;
e. Perbandingan antara jam layanan dan jumlah staf perpustakaan.

Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang membatasi pemakai untuk melakukan browsing ke jajaran koleksi atau rak penyimpanan bahan pustaka. Dalam sistem ini petugas selalu membantu pemakai dalam mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan. Sedangkan dalam sistem layanan terbuka, pemakai diberi kebebasan untuk langsung melakukan browsing sendiri ke jajaran koleksi.

Kelebihan dari sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut:
a. jajaran koleksi akan lebih terjaga kerapihannya.
b. kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan bahan pustaka lebih kecil.
c. ruangan yang dibutuhkan untuk jajaran koleksi tidak terlalu luas.
d. Sangat sesuai untuk koleksi yang rentan terhadap kerusakan atau bersifat khusus.

Sedangkan kelemahan dari sistem layanan tertutup, antara lain sebagai berikut:
a. pemakai hanya dapat membayangkan fisik dan isi bahan pustaka sesuai dengan keterangan yang tercantum pada katalog;
b. pemakai agak sulit untuk mencari alternatif lain bila dokumen yang diperlukan ternyata tidak sesuai dengan yang dibutuhkan;
c. diperlukan petugas layanan lebih banyak.
d. bila petugas terbatas, sedangkan permintaan cukup banyak maka waktu yang diperlukan pemakai untuk menunggu jadi lebih lama.

Kelebihan dari sistem layanan terbuka, antara lain yaitu:
a. pemakai bebas memilih bahan pustaka yang dibutuhkan langsung pada jajaran koleksi.
b. pemakai dapat menemukan koleksi lain yang sesuai atau menarik minat langsung pada jajaran koleksi sehingga dapat meningkatkan minat baca pemakai.
c. pemakai dapat langsung mencari alternatif lain dengan subjek yang sama pada jajaran koleksi secara cepat.
e. tidak memerlukan petugas yang banyak untuk melayani pengambilan koleksi.

Sedangkan kelemahan dari sistem layanan terbuka, antara lain sebagai berikut:
a. susunan jajaran koleksi menjadi sulit teratur;
b. Kemungkinan bahan pustaka hilang lebih tinggi.
c. Terjadi kerusakan koleksi.

Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan
Untuk menunjang kelancaran dan keteraturan pelaksanaan kegiatan layanan perpustakaan perlu diterapkan peraturan dan tata tertib yang wajib dipatuhi oleh seluruh pemakai perpustakaan dan dijadikan pegangan bagi petugas bagian pelayanan. Peraturan dan tata tertib penggunaan perpustakaan ditetapkan oleh pimpinan perpustakaan yang bersangkutan, dan dikomunikasikan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui oleh pemakai dan petugas perpustakaan. Peraturan dan tata tertib tersebut harus dibuat secara singkat, jelas dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh semua pemakai perpustakaan.
Beberapa masalah yang harus dicakup dalam peraturan dan tata tertib tersebut, antara lain:
1. Etika di perpustakaan
2. Keanggotaan perpustakaan
3. Bahan pustaka yang tersedia dan bahan pustaka yang dapat dipinjamkan.
4. Sistem penyelenggaraan perpustakaan, meliputi: peraturan peminjaman, dan peraturan penggunaan fasilitas.
5. Waktu pelayanan dan jam buka perpustakaan.
6. Sanksi dan hukuman bila melanggar peraturan.

Peraturan dan tata tertib yang telah dibuat harus dumumkan agar dapat diketahui oleh seluruh pemakai perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara menempelkan pengumuman mengenai peraturan dan tata tertib tersebut pada papan pengumuman, membagikan lembar pengumuman kepada setiap pemakai yang mendaftar sebagai anggota perpustakaan baru.

Di bagian pelayanan, pengumuman ini dapat ditempel permanen di papan pengumuman dekat pintu masuk ruang pelayanan agar dapat segera diketahui oleh setiap pemakai yang memasuki ruang perpustakaan. Khusus untuk peraturan mengenai pemanfaatan fasilitas atau koleksi khusus maka pengumuman sebaiknya diletakkan dekat pintu masuk ruang layanan tersebut, misalnya peraturan dan atau prosedur layanan koleksi Audio Visual harus diletakkan di dekat pintu masuk Ruang Baca Audio Visual.

Adapun larangan-larangan yang dapat diterapkan antara lain:
1. Merokok, makan dan minum di ruang perpustakaan;
2. Membuat gaduh, berbicara keras, bersenda gurau sehingga mengganggu ketenangan pemakai perpustakaan lainnya.
3. Merusak dan atau mencorat-coret bahan pustaka dan fasilitas perpustakaan.
4. Meletakkan buku sembarangan langsung ke jajaran koleksi.
5. Membawa bahan pustaka ke luar perpustakaan tanpa melalui proses peminjaman.
6. membuang sampah sembarangan.
7. terlambat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam.

Pemakai perpustakaan yang melanggar aturan dan larangan tersebut harus diberi sanksi atau hukuman yang jelas yang bersifat mendidik, misalnya:
- anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan pinjaman buku dapat dikenakan denda per hari Rp. 500,-
- pemakai yang merusak bahan pustaka atau fasilitas perpustakaan harus dapat memperbaikinya atau mengganti dengan yang baru.
- Anggota perpustakaan yang menghilangkan bahan pustaka yang dipinjamnya harus mengganti bahan pustaka tersebut dengan judul yang sama atau hampir sama
- Pemakai perpustakaan yang kedapatan membawa bahan pustaka ke luar perpustakaan tanpa melalui proses administratif dapat dicabut haknya sebagai anggota atau masuk dalam daftar hitam (black list) sehingga tidak dapat menggunakan fasilitas perpustakaan lagi di kemudian hari.

Sanksi-sanksi di atas harus dapat diterapkan kepada seluruh pemakai perpustakaan tanpa pandang bulu, misalnya diberikan keringanan atau malah diloloskan dari sanksi karena yang bersangkutan adalah anak kepala perpustakaan tersebut, atau anak kepala sekolah, atau anak pejabat, dan sebagainya.
Untuk beberapa perpustakaan, seperti perpustakan perguruan tinggi, perpustakaan sekolah, dan atau perpustakaan khusus, yang anggota perpustakaannya merupakan sivitas akademika, para siswa dan atau pegawai yang terlibat dalam kegiatan organisasi maka apabila anggota perpustakaan akan mengakhiri keanggotaanya, perlu dikeluarkan surat keterangan bebas pinjam bahan pustaka. Hal ini dimaksudkan agar diperoleh kepastian bahwa anggota tersebut tidak sedang meminjam bahan pustaka yang akan menyulitkan penagihan bila anggota tersebut telah keluar atau tidak menjadi anggota perpustakaan lagi.
Untuk itu diperlukan kerjasama dengan bagian lain yang terkait dalam organisasi. Misalnya: bila mahasiswa telah lulus kuliah, maka ketika mahasiswa akan mengambil ijasah, mahasiswa tersebut diwajibkan untuk mendapatkan Surat Keterangan Bebas Pinjam Bahan Pustaka yang dkeluarkan oleh perpustakaan. Atau bila ada pegawai yang akan keluar, maka bagian kepegawaian mewajibkan pegawai tersebut untuk memperoleh Surat Keterangan Bebas Pinjam Bahan Pustaka yang dkeluarkan oleh Perpustakaan atau langsung kerjasama antara bagian Kepegawaian dengan Perpustakaan tanpa melibatkan pegawai yang bersangkutan.